Partir d’une difficulté observable
Pendant une semaine, relevez les tâches qui provoquent des ressaisies, des attentes ou des recherches répétées. Notez un exemple précis : retrouver une information dans une documentation, préparer le compte rendu d’une intervention ou rédiger une première réponse à une demande.
Décrivez la situation actuelle avec la personne qui réalise la tâche. Combien de dossiers traite-t-elle ? Que doit-elle vérifier ? Où apparaissent les erreurs ? Une impression de lenteur ne suffit pas à définir un projet.
Choisir entre une règle et une aide à la rédaction
Si une règle suffit, commencez par elle : transférer une demande selon un formulaire ou déclencher un rappel à une date donnée ne nécessite pas forcément d’IA. L’IA peut être testée lorsque le travail porte sur des textes variables, leur classement ou la préparation d’un brouillon.
Pour comparer plusieurs idées, utilisez la grille de choix des tâches. Privilégiez un périmètre limité, avec des exemples disponibles et une correction simple.
Préparer un essai représentatif
Constituez un petit lot d’exemples autorisés comprenant des cas simples, incomplets et inhabituels. Écrivez le résultat attendu avant de tester. Gardez quelques exemples pour une vérification finale : ils ne doivent pas servir à ajuster les consignes.
Au départ, travaillez sur des données fictives. Pour des documents réels, vérifiez les conditions de l’outil et les règles internes. Le PFPDT rappelle que la protection des données s’applique aussi aux traitements utilisant l’IA.
Mesurer le travail complet
Comparez le temps total avant et après : préparation, génération, relecture et correction. Comptez aussi les résultats inutilisables et les informations inventées. Un brouillon rapide peut demander davantage de correction qu’une rédaction manuelle.
Fixez vos critères selon la tâche. Exemple de règle interne : aucun prix ni délai non fourni ne doit apparaître dans un brouillon de réponse. Si ce défaut survient, le résultat est rejeté et la consigne doit être revue.
Décider de la suite avec l’équipe
À la fin de l’essai, choisissez entre poursuivre, ajuster ou arrêter. Si vous poursuivez, nommez la personne qui maintient les consignes, les documents de référence et les droits d’accès. Prévoyez une méthode manuelle en cas d’indisponibilité.
Une première réussite doit être confirmée sur la durée avant d’étendre l’usage. La cartographie du processus permet ensuite de comprendre où une intégration serait utile.
À utiliser
Votre fiche de premier essai
Copiez cette trame et complétez-la avec la personne qui réalise la tâche.
Tâche et problème actuel : Responsable de l’essai : Exemples autorisés : Résultat attendu : Informations que l’outil ne doit pas inventer : Personne qui relit : Temps complet avant / après : Erreurs observées : Date de bilan : Décision : poursuivre / ajuster / arrêter
Trame proposée par koldia. À adapter à votre activité et à tester avant utilisation.
Références
Sources consultées le 23 octobre 2026. Les méthodes et exemples de ce guide sont proposés par koldia.