Repérer sans fusionner trop vite
Comparez les noms, l’entreprise et les coordonnées disponibles. Deux personnes peuvent partager un nom ; une personne peut avoir changé d’entreprise. Utilisez plusieurs indices et mettez les cas douteux de côté pour vérification.
Choisir les informations à conserver
Identifiez la fiche de référence et les données les plus récentes ou les mieux vérifiées. Préservez l’historique utile et les préférences de contact. Une fusion automatique qui écrase une information fiable par une donnée ancienne dégrade la base.
Prévenir le retour des doublons
Définissez comment rechercher un contact avant d’en créer un. Examinez les imports et les formulaires qui alimentent la base. Travaillez d’abord sur une copie ou avec une sauvegarde restaurable lorsque l’outil le permet.
Trois niveaux de rapprochement
Classez les rapprochements en confirmé, probable et à vérifier. Deux fiches avec le même nom ne suffisent pas ; un standard téléphonique peut être partagé ; une adresse professionnelle peut changer. Notez les éléments qui justifient le rapprochement plutôt que d'attribuer un score de certitude arbitraire. Ne fusionnez pas les cas douteux simplement pour réduire le nombre de lignes.
Un essai de fusion réversible
Exemple hypothétique : une personne apparaît sous son ancienne et sa nouvelle entreprise. Le travail consiste à relier l'historique correct sans remplacer une fonction actuelle par une ancienne. Faites un export ou une sauvegarde adaptée à l'outil avant les changements. Vérifiez sur un petit échantillon les liens vers entreprises, projets, pièces et activités. La possibilité réelle de restauration doit être testée dans votre environnement, pas présumée.
Corriger la cause de création
Après le nettoyage, recherchez comment les doublons arrivent : import répété, formulaire, intégration ou recherche insuffisante avant création. Définissez une règle simple à chaque entrée et un traitement des exceptions. Conservez les préférences de contact et les informations fiables lorsque les fiches sont rapprochées. Le livrable peut comprendre le journal des fusions, les cas mis de côté et la règle de prévention. Cette procédure ne suppose aucune fonction automatique précise d'un CRM donné.
Votre grille de travail
Une trame proposée par koldia, à adapter à votre situation.
| Indice | Pourquoi il peut tromper | Vérification |
|---|---|---|
| Même nom | Deux personnes peuvent le porter | Comparer entreprise et coordonnées |
| Même téléphone | Il peut s’agir d’un standard | Vérifier l’identité et le rôle |
| Ancienne entreprise | La personne a pu changer de poste | Préserver l’historique sans écraser le présent |
Avant de passer à la suite
Cochez les points vérifiés pendant votre lecture.
Questions pratiques
Peut-on supprimer automatiquement tous les doublons détectés ?
Commencez par distinguer les correspondances certaines des ressemblances. Une suppression ou fusion doit pouvoir être contrôlée et, autant que possible, corrigée en cas d’erreur.
Références officielles
Liens consultés le 20 octobre 2026.
- HubSpot — fusionner des fiches
Vérifiez les limites de fusion et de restauration de votre propre outil avant toute modification.
Vous souhaitez avancer sur ce sujet ?
Un premier échange offert de 15 minutes par téléphone, sans engagement.
Parlons de votre projet